¿Te ha pasado que a veces tienes tantas cosas que hacer y te sientes agobiado porque no sabes por dónde comenzar?

Y lo peor es que luego son tantas cosas en la agenda que terminas fallando con tus pendientes.

Al final eso solo hace que te sientas más estresado y frustrado.

A muchos nos ha ocurrido.

Al menos a mi si.

Por eso quise compartir esta súper herramienta contigo, que te va a ayudar a organizarte sin sentirte estresado y además sin incumplir ninguno de tus compromisos.

Cómo Organizar Tu Agenda  Sin Agobiarte.

Quiero iniciar diciendo que nadie puede manejar mucho más allá de su capacidad.

Pero a pesar de eso, a veces queremos «malabarear» con 5 o 10 tareas simultáneamente.

Terminamos con una lista de tareas que se ve algo como:

  • Enviar cotización a clientes de empresa X.
  • Llamarle a cliente tal cual.
  • Revisar estados de cuenta.
  • Ir al banco.
  • Reunión de trabajo.
  • Curar el cáncer.
  • Etc, etc, etc.

No puedes trabajar simultáneamente más allá de tu capacidad.

Pensamos que podemos hacerlo todo, pero nadie puede manejar tantas cosas.

Nadie puede trabajar en tantos proyectos simultáneamente.

O al menos no deberíamos.

Sin embargo, hay una solución para ir avanzando con tus proyectos y tareas, sin perder el piso, y gestionar mejor tu tiempo.

Olvídate de usar una agenda de papel.

O no sé, pero hay gente que utiliza hasta una libreta en la que anota las cientos de tareas que debe realizar. Un sistema poco efectivo que al final termina siendo un bulto de listas y listas de cosas que se te olvidan.

Para aprender cómo organizar tu agenda sin estresarte, vamos a hacer 2 cosas:

  1. Te compartiré una app gratuita que utilizo en mi día a día.
  2. Voy a mostrarte una sencilla estrategia para utilizar esta app.

¿Listo? Olvídate de usar una agenda de papel.

Lo primero que vas a hacer será descargar una de mis apps favoritas, de esas que se vuelven imprescindibles.

Cómo descargar Trello app.

El paso #1 sería ir a trello.com y crear una cuenta gratuita.

Crear cuenta gratuita en Trello

Trello es en realidad una herramienta para organización de proyectos. Pero nosotros lo utilizaremos para convertir nuestra agenda, tareas y compromisos en proyectos que llevaremos desde su inicio a fin.

Al crear tu cuenta, podrás llegar al panel principal y aquí te voy a explicar cómo funciona todo.

Trello funciona a través de tableros. Cada tablero es un espacio donde tú asignas las tareas de cada proyecto.

Usualmente, se espera que hagas un tablero por cada proyecto.

Pero en este caso, vamos a crear un tablero especialmente para todos nuestros proyectos o agenda.

Como puedes ver en la imagen anterior, dentro del tablero se observan columnas.

Cada columna es una etapa del proceso de desarrollo de tu agenda.

Etapas de organización de proyectos.

En este caso, el tablero anterior tiene 4 columnas, que es el proceso que yo le doy a mis tareas:

  1. Pendientes: tareas o responsabilidades que se me han asignado que están en espera.
  2. En proceso: tareas o responsabilidades que estoy atendiendo ese día o en ese momento. Son las de mayor prioridad pues necesitan resolverse inmediatamente.
  3. Dependientes: tareas o responsabilidades en las que ya trabajé, pero estoy a la espera de que alguien más atienda ese pendiente. Por ejemplo, si hago un diseño, y lo envío a revisión, pongo ese pendiente en esta columna a la espera de la respuesta de la persona en cuestión.
  4. Finalizadas: tareas o responsabilidades que ya he finalizado por completo.

Estas etapas me han ayudado a organizarme de una mejor manera y saber asignarme el número de tareas que puedo atender durante el día y no perderle seguimiento a ninguna de mis responsabilidades.

Ahora, como puedes ver, cada columna tiene bastante información.

Cada columna a su vez se compone de tarjetas.

Cada tarjeta contiene toda la información que corresponde a una tarea o responsabilidad en específico.

Cómo llevar cada proyecto de inicio a fin.

Como te había dicho, usualmente se asigna un tablero a cada proyecto.

Pero en este caso, una simple tarjeta puede tener toda la información respecto a cada proyecto, en caso de que no sea excesivamente complejo y que no requiera el 100% de tu tiempo todos los días.

Por ejemplo, en la tarjeta anterior vacié toda la información a un sitio web que estaba haciendo.

Además, en cada tarjeta no solamente puedes añadir listas donde vayas completando ciertas asignaciones de cada proyecto, sino que además puedes llevar una bitácora para saber exactamente qué has hecho.

Cómo trabajar con 2 o más colaboradores.

Es especialmente útil en el caso de que necesites llevar un seguimiento de colaboradores.

Dentro de una tarjeta puedes agregar:

  • Etiquetas de color, para organizar visualmente cada tipo de proyecto/tarea.
  • Checklists, que te ayudarán a ir completando exitosamente micro-tareas dentro de tu proyecto.
  • Puedes agregar fechas de vencimiento, para saber exactamente cuando debes entregar cada tarea.
  • Incluso, puedes adjuntar archivos, como Word, Excel, etc.

Pero 2 de las características más atractivas para mi es la capacidad de llevar una bitácora en cada tarjeta.

Porque esto se suma con la colaboración. Trello te permite trabajar entre 2 o más colaboradores. De manera que si tú agregas a otro colaborador a tu tarjeta, ambos pueden ir escribiendo una bitácora o comentarios sobre esa tarea en particular.

Las funciones de colaboración tienen ciertas limitantes para los tableros de grupo, pero en este caso, el número de tableros de equipo que tendremos serán pocos.

Aunque te aclaro que para Trello en modo gratuito, puedes crear tarjetas y tableros individuales de forma ilimitada.

Cómo usar Trello app: Cómo organizar tu agenda gratis y rápido.

A continuación, te dejo un video de mi canal de Youtube (no olvides suscribirte) completo de cómo utilizar Trello de forma gratuita.

Voy a mostrarte cómo organizar tu agenda fácilmente para que elimines el estrés y frustración que produce el no poder completar tu día exitosamente.

Dale play al video para ver el tutorial completo.