Cómo hacer eventos virtuales de capacitación en Zoom Seminarios Web

El 2020 nos cambió la vida, de eso no hay duda.

Este año nos ha traído un cambio que de por si ya se estaba dando, pero 100 veces más acelerado: la transformación digital. ¿En qué? ¡En todo! De repente, todos los que pudimos que trabajar a distancia desde casa.

Y eso incluyó a la capacitación. Donde antes había un calendario lleno de cursos y conferencias, ahora solo habían días vacíos sin ninguna clase de eventos presenciales.

Eso llevó a todos los profesionales de la capacitación, como instructores, coaches, consultores, conferencias, agencias organizadoras de cursos, cámaras y asociaciones empresariales a buscar alternativas sobre cómo hacer eventos virtuales.

Cómo hacer eventos virtuales
El mundo buscó alternativas sobre cómo hacer eventos virtuales

La capacitación en línea con nuevos ojos.

“Es que yo prefiero los cursos presenciales, creo que son mejores”, escuchaba decir a muchísimas personas.

Ahora, por la situación, todos nos vimos forzados, nos gustara o no la idea, de participar en eventos virtuales de capacitación.

De repente todos en todo el planeta estaban buscando formas, alternativas, estrategias, mejores prácticas y plataformas para hacer sus eventos de capacitación, entrenamientos, y reuniones.

Zoom para tus eventos virtuales.

Afortunadamente para nosotros (yo y la empresa con la que colaboro) habíamos estado ya un par de años incursionando en la capacitación virtual, seminarios web, cursos en línea, transmisiones en vivo y todos esos temas.

Inclusive lancé un mini-tutorial sobre cómo utilizar Zoom para hacer webinars o seminarios web, del cual tuve la oportunidad de recibir cientos de comentarios de personas de varios países como Ecuador, Colombia, Perú, México, Chile y más solicitando asesoría sobre cómo hacer sus eventos virtuales.

Es por ello que decidí lanzar un mini curso más extenso sobre cómo hacer eventos virtuales a través de Zoom Seminarios Web, la herramienta especializada para hacer webinars y eventos virtuales con públicos masivos.

Así qué, ¿te parece si iniciamos? ¡Dale play a las clases! Las encontrarás todas a continuación.

Zoom Reuniones VS Zoom Seminarios Web.

A diferencia de Zoom Reuniones (o Zoom Meetings), Zoom Seminarios Web es una herramienta especializada para hacer eventos masivos de capacitación. La diferencia más importante entre ambas herramientas es que en Seminarios Web los asistentes o espectadores solamente pueden ver al ponente sin compartir pantalla, webcam, o micrófono.

Zoom Seminarios Web es un complemento de Zoom Reuniones, eso significa que para tener Zoom Seminarios Web primero necesitas como mínimo una cuenta PRO (de paga) de Zoom Reuniones.

Introducción a Zoom Seminarios Web

En Zoom Seminarios Web existen 3 roles:

  1. Anfitrión: Es el administrador general de la cuenta de Zoom y de todas los eventos que se hagan en esta cuenta. El anfitrión otorga todos los permisos y controla todos los aspectos del evento virtual. Él invita a los panelistas y a los espectadores.
  2. Panelistas: Son los oradores o expositores invitados por el anfitrión. Si el anfitrión se los permite, pueden compartir webcam, micrófono y hasta su pantalla.
  3. Asistentes, espectadores o invitados: Son simples espectadores del evento. No pueden compartir webcam o video, tampoco pantalla. Si el anfitrión se los permite, pueden compartir momentáneamente su micrófono para tener participación en el evento. Regularmente solo participan en el chat o en la sección de preguntas y respuestas escribiendo sus preguntas. Pueden ser ascendidos al rol de panelistas si el anfitrión se los permite.

¿Cuál te conviene?

Zoom Reuniones te conviene para:

  • Reuniones pequeñas, donde el anfitrión y los participantes deban compartir su webcam, micrófono y pantalla.
  • El anfitrión requiere ver en pantalla a sus participantes.
  • Reuniones de trabajo o colaboración donde se requiera un intercambio extenso entre los inivitados.

Zoom Seminarios web te conviene para:

  • Reuniones de capacitación donde solo el instructor o expositor deba ser el foco de atención.
  • Reuniones o eventos donde no quieras interrupciones de participantes.
  • Eventos virtuales masivos como parte de tu estrategia de marketing para atraer clientes potenciales, como webinars gratuitos.
  • Eventos virtuales masivos de pago como congresos virtuales.

Entonces, habiendo explicado las diferencias entre uno y otro, continuamos con las clases.

Cómo programar un webinar.

A continuación te explico cómo programar un webinar y todos los detalles como título, descripción, fecha, horario, inscripción.

Clase 2 · Cómo programar un webinar

Cómo enviar invitaciones a tu webinar.

Para poder tener personas en tu webinar primero debes enviar las invitaciones. Acá te explico cómo configurar las invitaciones y la inscripción a tu webinar.

Clase 3 · Cómo enviar invitaciones al webinar

Emails de seguimiento.

Zoom Seminarios Web te permite enviar emails de seguimiento a los asistentes, tanto para recordarles del evento como para darles un seguimiento a quienes no asistieron.

Clase 4 · Emails de seguimiento

Branding en tu página de registro.

Varias veces me han preguntado si se puede agregar un logo o algún tipo de branding al webinar. Lamentablemente no se puede pero si que se puede configurar la página de registro. Eso si: de una forma muy sencilla, nada extravagante.

Clase 5 · Branding en tu página de registro

Votaciones y encuestas.

Zoom te permite realizar votaciones y encuestas entre tus participantes para obtener más información. Acá te explico cómo:

Clase 6 · Votaciones y encuestas

Cómo activar la transmisión en vivo.

En Zoom puedes transmitir tus eventos hacia Facebook Live y Youtube Live. Quizás primero debas activar la transmisión en vivo para poder hacerlo.

Clase 7 · Activar la transmisión en vivo

Sesión de práctica.

Zoom te permite realizar una sesión de práctica para que tú y tus panelistas puedan asegurarse de que todo funciona bien antes de comenzar el webinar.

Clase 8 · Sesión de práctica

Ajustes de audio y video.

Es importante que sepas cómo seleccionar el micrófono y la webcam deseadas.

Clase 9 · Ajustes de audio y video

Gestión de participantes.

Una de las cosas principales a realizar en Zoom es la correcta gestión de participantes.

Recuerda que en Seminarios Web tenemos 3 roles: anfitrión, panelistas y participantes o espectadores.

Clase 10 · Gestión de participantes

Cómo compartir pantalla.

Hay una gran variedad de cosas que podemos hacer con una pantalla compartida a través de Zoom. En esta clase te explico las más relevantes.

Clase 11 · Compartir pantalla

Transmitir en vivo a redes sociales.

Si lo deseas, puedes transmitir en vivo a redes sociales. No te lo aconsejo, pues haría que el registrarse a un webinar sea algo inútil si al final compartirás la transmisión por redes sociales. Pero si deseas hacerlo, acá te explico cómo:

Clase 12 · Transmitir en vivo

Interpretación de idiomas.

Una de las funciones más importantes es la capacidad de tener interpretación de idiomas en Zoom. Es decir, puedes tener oradores en diversos idiomas y seleccionar a alguien para ser el intérprete para la audiencia.

Clase 13 · Interpretación de idiomas

Reportes y grabaciones.

Y para finalizar, acá te explico cómo tener acceso a tus reportes de asistencia e inscripción, así como la grabación del evento.

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